¿Qué pasaría si tus ventas bajaran desproporcionalmente de la noche a la mañana?, ¿por cuánto tiempo tu negocio estaría preparado para soportarlo?, ¿sabes cómo gerenciar ante este tipo de situaciones?
Cuando la mayoría de los dueños de negocio deciden abrir su restaurante, lo hacen desde el pensamiento inocente de que “todo irá bien y solo habrá ganancias”. Tener una perspectiva optimista y positiva en los negocios es altamente recomendable; no obstante, dentro del mundo del comercio existe una serie infinita de factores que no se pueden controlar ni prever y que podrían afectar a tu restaurante.
En la cotidianidad pueden surgir eventualidades que generan un declive en los ingresos del negocio, bien sea porque el nivel de consumo de tus clientes se vio afectado o porque debido a factores externos tengas que cambiar de proveedor principal sin previo aviso, en cualquiera de los casos son situaciones inesperadas en las que, si no cuentas con una preparación previa, puede originarte una dificultad.
Entonces, ¿cómo evitarlo y prever estas situaciones? Hay una manera de avecinar este tipo de eventualidades y es más sencilla de lo que crees, su nombre es Plan de Gestión de Emergencia (PGE).
En este artículo te daremos las bases para que lo puedas crear y sepas cómo gerenciar tu negocio en tiempos de crisis o ante situaciones imprevistas.
¿En qué consiste un Plan de Gestión de Emergencia?
Es una estrategia de gerencia que se aplica en situaciones límite y su objetivo es darte las indicaciones sobre cómo actuar ante determinadas circunstancias, mientras que su misión no es que puedas preverlo todo, sino que tengas una hoja de ruta preestablecida (creada en una situación de estabilidad) para que cuentes con una guía definida, fría y consciente sobre cómo actuar ante una coyuntura que se sale de la cotidianidad del negocio.
Te dejamos un ejemplo muy común para que lo veas más claro: enero suele ser un mes lento, los clientes han hecho grandes inversiones en la temporada anterior y suelen ser más reservados durante el primer mes del año, por lo que las ventas en comparación con los meses previos pueden calar drásticamente, sin contar que muchos negocios cierran en este período.
¿Qué hacer para no desbalancear el margen de beneficio del negocio?, ¿cómo responder oportunamente a todos los gastos fijos hasta que las ventas vuelvan a la normalidad?
Puede ser que estas sean las preguntas que te hagas ahora y las respuestas las encontrarás en el PGE. Dentro de la planificación estratégica de situaciones límite en tu negocio, puedes contemplar las caladas de clientes y ventas por la estacionalidad; una de las mejores tácticas a utilizar (y que te puede servir como hoja de ruta) es aprovechar el alza habitual de las ventas en los meses anteriores para crear un Fondo de Gastos Fijo que le permita a tu negocio cubrir sus gastos fijos durante un período de tres meses (o más) sin depender al ciento por ciento de las ventas actuales.
Dentro de tu PGE deberás describir cómo crearás el Fondo de Gastos Fijos del negocio. Establece el límite del fondo, en cuánto tiempo lo tendrás disponible, cuál es el porcentaje mensual que le asignarás, etc., podrás apoyarte en la partida de gastos eventuales o elaborar una partida individual. En otras palabras, desglosar el paso a paso para que tú o cualquier otro gerente sepa qué hacer en estos momentos.
Ciertamente, el secreto de este tipo de gerencia es la ANTICIPACIÓN, de nada te servirá crear una estrategia cuando ya estás sumergido en el problema, la idea es que este tipo de acciones sean tomadas con tiempo y puestas en práctica mes a mes a fin de que sean eficientes cuando se necesiten.
¿De dónde viene el dinero para el PGE?
El éxito de un gran negocio radica en la planificación. Todos los emprendedores o dueños de empresas quieren recuperar su inversión en el menor tiempo posible y la realidad en el sector gastronómico es que el retorno de la inversión inicial se recupera entre los 2 y 5 años de operaciones, y existe una razón para ello.
No todo lo que le ingresa a tu negocio es ganancia, aunque los gastos y costos estén cubiertos en su totalidad; existe una partida llamada gastos eventuales o futuros que pocos negocios contemplan en su gerencia y que forma parte del sistema de distribución de precios, gastos y utilidad.
Los gastos eventuales o futuros son el salvavidas de tu negocio y si lo quieres ver desde una perspectiva más gerencial, son la mejor herramienta de planificación que puedes tener. Su objetivo es la prevención y están dentro del Plan de Gestión de Emergencia, la finalidad de estos es crear una serie de partidas que aseguren la capacidad económica con la que respondas a eventualidades medianamente previsibles o nulamente previsibles en tu negocio.
Este es un fondo cuya finalidad es fungir de salvavidas ante eventuales cambios drásticos en el mercado, como, por ejemplo:
- Variación de consumo a través de una reducción de clientes y por ende de ventas.
- Cambios a nivel de proveedores por precio de materia prima ante eventualidades transitorias.
- Alteración inesperada o masiva en la plantilla del personal.
- Averías de equipos esenciales para la realización regular de la producción.
Incluir esta partida dentro de la distribución de precios, gastos y utilidad en tu negocio, te ayudará a contar con un fondo económico dispuesto a apoyar ante situaciones límite, en las cuales muchas veces el dinero llega a ser un recurso que escasea.
¿Con cuánto tiempo de anticipación debes crear el Plan de Gestión de Emergencia?
Para ser honestos te diríamos que debe ser creado incluso antes de abrir tu negocio, es tan importante como el plan de marketing y ventas o como la estructura de costos de tu restaurante, pero somos conscientes de que en la mayoría de los casos el PGE se pasa por alto o ni siquiera se sabe de su existencia hasta tanto no se está en presencia de una crisis.
Por lo tanto, lo ideal es crear el PGE dentro de los primeros 12 meses de vida del negocio, con preferencia después del primer trimestre. La razón es sencilla, en 90 días podrás medir, al menos inicialmente, la curva de venta de tus productos, la relación con tus proveedores más esenciales, la eficacia de las estrategias de ventas, los niveles de reposición de inventario, y otra serie de factores que te ayudarán a detectar cuáles son los puntos débiles del negocio, así como sus posibles fugas.
Estos indicadores te podrán ayudar a crear un PGE mucho más personalizado y enfocado a tu modelo de negocio, recuerda que cada restaurante, pastelería o industria de alimentos tiene necesidades y características propias, por lo que el PGE de tu competencia o de cualquier otro negocio podría no ser eficiente para ti.
¿Quién lo debe hacer y quién lo debe supervisar?
No importa que tan grande o pequeño sea tu negocio, es fundamental que cada una de las personas que trabajen en él tenga definidos sus roles y sus responsabilidades. Tú como dueño del negocio deberías, en teoría, tener un rol de gerente/administrador, pues deberás de ser el encargado de supervisar todas las gerencias del negocio, así como el funcionamiento de cada una de ellas.
Sin embargo, en la gastronomía muchos dueños de negocios suelen ser los propios chefs y gerenciar un negocio y una cocina al mismo tiempo, muchas veces, no va de la mano por razones de tiempo y disponibilidad. Por lo tanto, es probable que en este caso necesites contratar un gerente para tu restaurante, el cual pueda hacer las tareas que tú no tendrás tiempo de realizar.
Entonces, el PGE deberá ser elaborado por el gerente del negocio con base a los puntos débiles y potenciales fugas de cada una de las gerencias bases, es decir, cocina, costos y fijación de precios, marketing, ventas e inventario. Posteriormente, será el responsable de aplicar el PGE una vez surja alguna de las eventualidades previstas en él, así como de adaptar o establecer la hoja de ruta adecuada ante la situación límite.
Finalmente, es importante que sepas que como gerente y, sobre todo, como empresario gastronómico, todas estas estrategias no solo están pensadas para sacarte de aprietos, sino también para potenciar la rentabilidad de tu restaurante, mantener la calidad de sus productos y asegurarte de que tu negocio sea estable. Recuerda que te desarrollas en un sector altamente convulsionado, competitivo y cambiarte, todo lo que te ayude a asentar bases sólidas se traducirá en mayores ganancias, más clientes y más estabilidad a largo plazo.
Creamos este contenido en colaboración con Diana&Luismi Gastronomy Group – Asesores Gastronómicos, para favorecer el crecimiento de tu negocio.