El inventario es el gran olvidado en la gestión gastronómica, mucho se escucha hablar de la estructura de costos, el manejo de clientes y la creación de menú, pero la realidad es que sin una correcta gestión del inventario de tu negocio de comida estás perdiendo el 80 % de su liquidez sin darte cuenta.

Si el inventario es tan importante, ¿por qué nadie habla de él? La verdad es que el inventario es una gerencia compleja, trabaja íntimamente con la gerencia de costos y la gerencia de cocina. También sirve de soporte para la gerencia de marketing y cliente al momento de crear promociones estratégicas, sobre todo de aquellos productos que tienen una salida reducida o de esa materia prima que tienes en exceso. 

Por esta razón, hablar de inventario es complejo, porque no es simplemente hacer el pedido al proveedor y guardarlo en tu almacén, sino que va mucho más allá. Hoy te contaremos detalladamente cómo gestionar el inventario de tu restaurante para que se transforme en un aliado de la rentabilidad de tu negocio, y  para que no pierdas dinero en el proceso. 

1. Crea una lista de compra y un presupuesto de reposición: 

El inventario se compone de varios elementos y uno de los más importante es la lista de compras, parece una obviedad, pero la mayoría de los dueños de negocios gastronómicos no saben cómo elaborarla correctamente y esto es fundamental para poder iniciar el control del inventario de tu restaurante. 

Lo primero que debes tener en consideración es que siempre deberá incluir un presupuesto de reposición; ¿por qué?, ¿qué tiene que ver un presupuesto de reposición con el inventario? 

¿Te acuerdas que más arriba te habíamos dicho que el inventario está íntimamente ligado con la gerencia de costos? Pues es en la gerencia de costos en la que al final de mes deberás evaluar el total de ventas realizadas de cada uno de los productos de tu menú, esas ventas deberán coincidir con toda la materia prima que se ha consumido en el inventario y este dato te deberá decir exactamente cuánto se debe comprar para reponer.

Ahora, hasta este punto todo bajo control, este es un paso que gran parte de los dueños de negocios gastronómicos conocen y ejecutan; sin embargo, el problema viene al momento de hacer el pedido, cuando por lo general te dejas influenciar por tus emociones del momento, algunas veces, haces compras sin pensar en las necesidades reales del restaurante. 

Aquí es cuando el presupuesto de reposición es FUNDAMENTAL, ya que será este el que, de acuerdo con las ventas del mes o de la semana, te dirá exactamente cuánto debes comprar de cada una de las materias primas que tienes en tu lista. 

Tener un presupuesto te ayudará a planificar los gastos del negocio, a llevar un registro a futuro de los meses en los que más vendes y en los que debes estar más atento con la reposición del inventario además de no caer en ofertas engañosas, que lo único que hacen es llenarte de materia prima que tu restaurante no necesita, por ende, de perderás liquidez. 

IMPORTANTE: recuerda que cada vez que una materia prima ingresa al inventario de tu negocio estás perdiendo liquidez; una que no se podrá recuperar hasta tanto esa materia prima se venda, y si no se vende y caduca es dinero que botas a la basura. 

2. Todo lo que ingresa en tu inventario debe tener una vida útil mayor de 75 %:

Una particularidad que tienen los negocios de comida es que trabajan con productos que caducan rápidamente, en la mayoría de los casos no importa si trabajas con comida salada o dulce, la velocidad con la que la materia prima caduca en gastronomía es considerablemente mayor a otros sectores del comercio y por esta razón es necesario que estés atento. 

Cuando compres la materia prima para tu negocio debes asegurar que todo lo que ingreses en él deberá tener una vida útil mayor al 75 %, te lo explicamos mucho mejor con el siguiente ejemplo: si compras una leche que tiene una fecha de caducidad 11.11.2022 y en tu negocio este producto tiene una rotación promedio de 5 a 7 días y la adquieres el 20.07.2022, claramente este producto cumple con la regla del 75 % porque la rotación que tiene en tu almacén es considerablemente menor al tiempo de caducidad. 

Ahora bien, qué pasa si por comprar en alguna oferta o promoción la materia prima que adquieres tiene una fecha de caducidad menor al tiempo que tienes previsto para su rotación, es decir, basándonos en el mismo ejemplo de la leche, la materia prima tiene una rotación de 3 a 4 meses, en este caso no se sigue la regla del 75 % y muy probablemente el producto que compraste llegará al límite de su caducidad antes de ser utilizado. 

¿En qué influye todo esto en tu inventario? Pues, cada vez que tiras materia prima, botas dinero a la basura, así de simple y como el inventario es una reserva de liquidez de tu negocio, mientras más materia prima tengas en riesgo, más serán las probabilidades de tener pérdidas por liquidez. 

Ciertamente, esta regla del 75 % no se puede ver como una estrategia aislada a la del presupuesto de reposición porque, de hecho, trabajan juntas y la una depende de la otra, está es la razón por la cual la lista de compras es tan importante, ya que también te permitirá conocer el estado de tus productos. 

También es importante que, sobre este punto, apliques obligatoriamente el sistema de inventario PEPS o por sus siglas en inglés FIFO (first in, first out), es decir, el primero que entra el primero que sale, justamente porque tu restaurante trabaja con productos con caducidades determinadas es importante que tu personal esté entrenado para conocer cómo se debe organizar el inventario, tanto de la materia prima, como de los productos preelaborados. 

La organización del inventario es esencial para respetar la regla del 75 %, en especial con los productos preelaborados, es decir, esos que son hechos por tu equipo de cocina antes del servicio. Estos productos, que dependiendo del modelo de negocio podrán ser elaborados días, semanas o meses antes, deberán contar con una datación y ser ordenados de acuerdo con el sistema PEPS. 

IMPORTANTE: la regla del 75 % no solo debe ser aplicada a la lista de compras, sino que debe ser parte del manual de procedimientos de manejo y gestión de inventario que necesita conocer tu personal de cocina, en especial el encargado de la elaboración del inventario. 

3. El inventario de tu restaurante tiene un valor monetario, es tu deber conocerlo: 

Podemos asegurarte que el 99 % de los dueños de restaurantes no tienen la más mínima idea de cuánto vale, monetariamente hablando, su inventario, ¿te sientes identificado? 

Si tienes una estructura de inventario, pero esa estructura no te dice cuánto dinero tienes invertido en él te recomendamos que la deseches, porque esta es la parte más importante de todo el inventario. 

¿Por qué saber cuánto vale el inventario de tu restaurante es tan importante? En primer lugar, porque el inventario de tu negocio es parte de su patrimonio y siempre debes contar con toda la información, pero desde un nivel más práctico y de uso cotidiano, básicamente, este será el dato que te dirá cuánto tu negocio tiene acumulado en liquidez, esa que siempre te da fastidio a final de mes, pero también te indicará cuáles son esos productos que necesitas mover sí o sí para recuperarla. 

Te lo hemos dicho anteriormente, el inventario no se puede ver de forma aislada a las otras gerencias, y, sobre este punto, es importante que haya una comunicación efectiva entre la gerencia de cocina y la gerencia de marketing y cliente. 

La gerencia de cocina trabaja en función a la gerencia de inventario, es decir, los productos del menú se producen gracias a que en el almacén de tu restaurante el personal de cocina encuentra todo lo necesario para producirlos, ambas gerencias deben actuar en comunicación, y a veces este aspecto es un talón de Aquiles en las cocinas. 

Un defecto de la profesión gastronómica es la creatividad sin límites y las ganas de complacer a todos, sin tomar en consideración la rentabilidad del negocio, en muchas ocasiones los restaurantes terminan comprando materia prima que solo se utiliza para un cliente, o que solo se usaron para hacer pruebas de nuevos platos, en ambos casos esta materia prima se abandona en el olvido, en espera de su caducidad. 

Esto hace que tenga un acumulado de liquidez (en otras palabras, dinero frío en forma de comida), una la cual no terminas de recuperar porque sencillamente no tiene salida en el menú regular de tu restaurante, entonces, ¿cómo actuar en estos casos? 

Es justamente en este punto cuando conocer el valor real del inventario es FUNDAMENTAL, porque será este dato el que te diga cuánto dinero tienes allí parado y cuáles es esa materia prima hueso, (ingredientes que quitan espacio valioso en el almacén y que no contribuyen con la rentabilidad del negocio). Aquí es cuando se aplica una estrategia muy interesante con la gerencia de marketing y clientes. 

Como te darás cuenta nada de lo que se hace en un restaurante bien gerenciado, es hecho al azar, todo tiene una razón detrás, la gerencia de marketing y cliente podrá ser tu mejor aliada para crear un producto edición limitada que esté basado en las preferencias de tu cliente, pero que al mismo tiempo este creado para hacer salida a esa materia prima hueso. 

Este no será un producto que se quede permanentemente en el menú de tu restaurante, porque no es esa su función, por lo tanto, el mismo deberá estar acompañado de una excelente estrategia de ventas que traiga a los clientes y los invite, por un período de tiempo, a consumir este producto, ayudando a tu negocio a recuperar espacio de almacén y aumentar su liquidez, en pocas palabras un ganar – ganar. 

Por supuesto, nuevamente esta estrategia no se aplica de forma independiente a las dos anteriores, porque como ya te habrás dado cuenta en cocina todo está entrelazado y todas las gerencias colaboran entre sí para que el restaurante pueda crear un sistema estable y ser un negocio cada día más rentable. 

IMPORTANTE: esta estrategia de ventas que se aplica a la material hueso está diseñada para agotar el inventario específico de un producto, después que él mismo ha sido agotado no tiene sentido adquirir más producto, pues se retrocederá al punto inicial. 

Como te habrás dado cuenta, la gestión del inventario es mucho más compleja de lo que se ve a simple vista, pero qué importante es para la salud y la rentabilidad de tu restaurante, sin duda este es un tema sobre el cual vale la pena que profundices para pasar de emprendedor a empresario gastronómico. 

Creamos este contenido en colaboración con Diana&Luismi Gastronomy Group – Asesores Gastronómicos, para favorecer el crecimiento de tu negocio.